Circle Medical est une start-up en soins de santé, soutenue par des investisseurs de capital-risque et par Y Combinator, dont la mission est d’offrir des soins primaires de qualité et agréables à tous, partout dans le monde. Fondée par des médecins, ingénieurs et designers de premier plan, notre clinique et la technologie qui la sous-tend ont révolutionné la façon dont les gens trouvent et reçoivent des soins. Vous trouverez plus d'informations sur nous sur notre site Web.

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) des opérations de bureau pour gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal et contribuer à créer un environnement accueillant et stimulant pour nos employés. Vous serez responsable de tout, de l’organisation du bureau et des relations avec les fournisseurs à l’intégration des nouvelles recrues, la planification d’événements culturels et la création d’une expérience employé exceptionnelle.

• Veiller au bon fonctionnement de notre bureau à deux étages, en le maintenant propre, organisé et bien approvisionné.

• Accueillir les visiteurs et les nouvelles recrues, en créant une expérience positive dès le premier jour, et gérer l’accès à la réception (suivi du registre, émission des badges visiteurs).

• Émerveiller l’équipe en planifiant et en coordonnant des événements engageants et créatifs tels que des déjeuners au bureau, des fêtes d’entreprise, des célébrations et autres événements.

• Coordonner avec la gestion de l’immeuble, le personnel d’entretien et les fournisseurs externes pour diverses demandes liées au bureau et à l’entretien général, y compris la gestion des accès (FOBs).

• Réserver les déplacements et l’hébergement pour les voyages d’affaires des membres de l’équipe.

• Participer au comité de santé et sécurité, y compris suivre la formation en premiers secours.

• Collaborer avec l’équipe People & Culture pour soutenir l’intégration des nouveaux employés et les initiatives d’engagement.

• Fournir un soutien administratif à différents départements et à la direction (C-Suite), en assistant sur des projets ponctuels au besoin.

• Maîtrise du français et de l’anglais.

• Attitude positive, adaptable et prêt(e) à retrousser vos manches pour accomplir les tâches.

• Plus de 2 ans d’expérience en gestion de bureau, coordination RH, organisation d’événements ou dans un rôle axé sur les personnes, avec une expérience dans l’utilisation de Google Workspace et Microsoft Office.

• Excellentes compétences en organisation, sens du détail, autonomie et proactivité.

• Excellentes aptitudes en service à la clientèle, avec la capacité d’aborder et de communiquer aisément avec des personnes de tous niveaux et de divers horizons, tout en assumant la responsabilité et en offrant du soutien lorsque nécessaire.

Il s’agit d’un poste à temps partiel, rémunéré à l’heure, avec un salaire horaire de 21$ CAD. Ce poste est en présentiel trois (3) jours par semaine (lundi, mercredi et vendredi), de 9 h 00 à 17 h 30.

Avantages supplémentaires

• Vacances et congés de maladie flexibles (après 90 jours).

• Congés payés supplémentaires en plus des congés fériés légaux.

• Remboursement annuel de 500 $ pour le développement professionnel (après 90 jours).

• Assurance médicale, dentaire, vision, invalidité et vie, en complément des régimes provinciaux (après 90 jours).

• Avantages pour le bien-être, incluant des rabais sur les programmes de santé mentale et des cours de bien-être en ligne.

• Régime de REER collectif avec contribution de l’employeur (après 90 jours).

• Déjeuners d’équipe au bureau !

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Circle Medical is a venture-backed Y-Combinator healthcare startup on a mission to bring quality, delightful primary care to everyone on the planet. Built by top-tier physicians, engineers, and designers, our medical practice and underlying technology have pioneered how people find and receive care. More about us can be found on our website.

We’re looking for an Office Operations Coordinator to own the day-to-day operations of our Montreal office and help shape an engaging, welcoming environment for our employees. You’ll manage everything from office organization and vendor relationships to onboarding new hires, planning cultural events, and delivering a top-notch employee experience.

• Ensure our two-floor office runs smoothly, staying tidy, organized, and fully stocked.

• Welcome guests and new hires, creating a positive first-day experience, and manage access at the reception desk (monitor logbook, issue visitor badges).

• Dazzle the team with planning and coordinating engaging and creative events like in-office lunches, company parties, celebrations, and company events.

• Coordinate with building management, cleaning staff and external vendors on various requests for our office and general maintenance, including access (FOBs).

• Book travel and accommodation for team members out-of-town business travels.

• Participate in the Health & Safety committee, including first aid training.

• Collaborate with the People & Culture Team to support onboarding and employee engagement initiatives.

• Provide administrative support to various departments and the C-Suite, assisting with ad-hoc projects as needed.

• Fluency in both French and English.

• Positive, adaptable, and ready to roll up your sleeves to get things done.

• 2+ years of experience in office management, HR coordination, event management or a people-focused role with experience using Google Workspace and Microsoft Office.

• Highly organized, detail-oriented, self-starter and proactive.

• Excellent customer service skills, with the ability to confidently approach and communicate with individuals at all levels and from diverse backgrounds, while taking ownership and providing support where needed.

This is a part-time, hourly position with an hourly salary of CAD $21. This position is in-office, three (3) times a week (Monday, Wednesday, Friday), from 9:00 am to 5:30 pm.

Additional Benefits

• Flexible vacation & sick leave after 90-days (eligibility after 90-days).

• Paid bonus holidays in addition to local statutory holidays.

• $500 annual professional development reimbursement (eligibility after 90-days).

• Extended Medical, Dental, Vision, Disability & Life insurance benefits for eligible Employees, enhancing local provincial coverage (eligibility after 90-days).

• Wellness perks, including discounts for mental health programs and online wellness courses.

• Group RRSP matching (eligibility after 90-days).

• Office team lunches!